Repozytorium Uniwersytetu Mikołaja Kopernika - instrukcja deponowania

Przygotowanie do deponowania

Przed rozpoczęciem deponowania należy przygotować:

• pełny tekst publikacji do zdeponowania, wskazany jest format PDF,
• jeżeli dokument był już opublikowany – informacje bibliograficzne o źródle publikacji,
• tytuł, abstrakt i słowa kluczowe – najlepiej w j. polskim i angielskim.

Przygotowanie sugerowanych powyżej informacji ułatwi i usprawni proces deponowania, skracając chociażby czas potrzebny do wypełnienia wszystkich koniecznych pól formularza. Zebrane elementy opisu będzie można przekopiować do odpowiednich pól formularza deponowania publikacji.

Prosimy o zwrócenie uwagi, czy plik PDF zawiera warstwę tekstową. Można to sprawdzić np. zaznaczając tekst i kopiując do edytora. Dokumenty składające się ze zeskanowanych obrazów, zabezpieczone są przed kopiowaniem itp. Tym samym nie są dostępne w wyszukiwaniu pełnotekstowym, uniemożliwiają również indeksowanie wyszukiwarkom internetowym.

Bardzo zalecane jest również umieszczenie podstawowych informacji o deponowanej pracy - tytułu, nazwisk autorów, słów kluczowych - w metadanych pliku PDF.

UWAGA! Repozytorium gromadzi wyłącznie pełne teksty publikacji, zdeponowane abstrakty bez pełnego tekstu nie będą publikowane. 

Weryfikacja przez centralny punkt logowania

Prawo do deponowanie w repozytorium mają pracownicy i doktoranci UMK a także autorzy podający w afiliacji UMK, z którymi UMK zawarł odpowiednie umowy.

Aby rozpocząć deponować publikacji w repozytorium należy zalogować się wybierając przycisk à Zaloguj umieszczony z prawej strony górnego paska menu.

Logowanie do repozytorium następuje poprzez Centralny Punkt Logowania UMK. Z usług internetowych UMK mogą korzystać mający konto na serwerach UMK.W trakcie logowania zostanie automatycznie utworzone konto umożliwiające deponowanie publikacji. Zawartość kont założonych w repozytorium przed 1 lipca 2025 r. zostanie automatycznie przypisana do nowego konta. Nie jest konieczna odrębna rejestracja w repozytorium.

Do logowania przez Centralny Punkt Logowania wymagane jest konto na serwerach UMK. Procedura zakładania konta dostępna jest na stronie.

Deponowanie

Po zalogowaniu na górnym pasku menu w miejscu "Zaloguj" pojawia się rozwijane menu profilu użytkownika.

By zdeponować nową publikację należy wybrać z menu opcję Moje deponowanie.

Deponowanie można rozpocząć od przesłania pliku lub od wprowadzenia danych opisujących deponowaną publikację (metadanych), w tym przypadku należy kliknąć Rozpocznij deponowanie. Plik można przesłać także po wypełnieniu pól opisu dokumentu.

Kolejny krok to wybór kolekcji, w której praca ma być zdeponowana. Kolekcje wyświetlają się w porządku alfabetycznym (artykuły, doktoraty, książki rozdziały, materiały dydaktyczne, sprawozdania i raporty, varia). Każda kolekcja przypisana jest do konkretnego wydziału. W nawiasach podany jest skrót nazwy wydziału. Należy wybrać kolekcję z właściwego wydziału, odpowiadającemu afiliacji.

Po wyborze kolekcji należy opisać publikację  wypełniając pola formularza lub zaznaczając właściwą opcję z rozwijanego menu:

• Rodzaj publikacji – należy z menu wybrać właściwy rodzaj,
• Autor - gdy praca ma kilku autorów nazwiska kolejnych należy wprowadzać w odrębnych oknach, po kliknięciu „Dodaj”, takie działanie jest istotne dla poprawnego automatycznego budowania indeksu nazwisk,
• Promotor – pole wypełniane tylko w przypadku deponowania pracy doktorskiej,
• Tytuł/ tytuł równoległy – jeśli praca posiada tytuł równoległy np. języku angielskim,
• Datę wydania – obowiązkowo należy podać rok wydania, pola „miesiąc” i „dzień” mogą pozostać puste,
• Wydawca,
• Źródło – np. tytuł czasopisma w którym artykuł został opublikowany lub tytuł monografii z której pochodzi deponowany rozdział, należy pamiętać by opisując czasopismo podać także numer woluminu i/lub zeszytu oraz strony obejmujące publikację.
• Seria,
• Identyfikator: ISSN dla czasopisma lub odpowiednio ISBN dla książki, 
• Język oryginału deponowanej publikacji,
• Słowa kluczowe - charakteryzujące treść dokumentu, kolejne słowa kluczowe należy wprowadzać także odrębnie, każde w nowym oknie, po kliknięciu „Dodaj”, słowa kluczowe należy podać w języku polskim i angielskim,
• Abstrakt – zalecane jest dodawanie abstraktów  także w języku polskim i angielskim,
• Instytucja finansująca badania,
• Opis – miejsce na dodatkowe, uzupełniające informacje.

Po wypełnieniu pól opisu należy przesłać plik z pełnym tekstem publikacji, jeżeli nie został przesłany na początku procesu deponowania. Zaleca się deponowanie plików w formacie .pdf. Nazwa pliku powinna być krótka, związana z publikacją.

Kolejnym krokiem jest wybór licencji, tj. systemu ochrony prawnej, na jakiej publikacja zostanie upowszechniona. W repozytorium stosowane są licencje Creative Commons, chroniące prawa autora i jednocześnie umożliwiające twórcy określenie zasad na jakich publikacja zostanie upowszechniona. Zalecane jest zaznaczenie licencji Creative Commons i oznaczenie warunków udostępniania. Z menu "System prawny dla licencji" należy wybrać opcję „international”.

Po wypełnieniu pól formularza należy kliknąć zielony przycisk à„Deponuj” – plik trafi do bufora, po weryfikacji poprawności opisu przez bibliotekarza publikacja zostanie upubliczniona a deponent otrzyma powiadomienie o zakończeniu procesu deponowania.

Proces deponowania można rozłożyć na etapy, korzystając z opcji "Zapisz" lub „Zapisz wersję roboczą”, można również całkowicie zrezygnować z tworzenia opisu, funkcja "Odrzuć" powoduje wycofanie dokonanych już wpisów. "Zapisz wersję roboczą" zamyka od razu okno deponowania.

W koniecznych przypadkach, administrator repozytorium ma możliwość wprowadzania zmian w opisie już po upowszechnieniu publikacji.