Etapy modernizacji
I. Planowanie relokacji i konsultacje inwestycyjne (styczeń–luty br.)
Przygotowanie planu relokacji księgozbioru oraz prowadzenie konsultacji dotyczących planów i etapowania inwestycji. Współpraca między oddziałami, analizy przestrzenne i organizacyjne, uzgodnienia z jednostkami uczelni.
II. Spotkania zespołu roboczego ds. termomodernizacji w Dziale Inwestycyjnym oraz z projektantami w celu doprecyzowania założeń projektowych (styczeń-grudzień br.)
Prace koncepcyjne, dyskusje nad założeniami projektowymi
III. Spotkania z przedstawicielami innych jednostek organizacyjnych w celu omówienia realizacji zadań okołoinwestycyjnych: zakupy, pomoc pracowników, organizacja transportu itp. (luty-marzec br.)
Uzgodnienia organizacyjne i finansowe
IV. Zabezpieczenie pod względem BHP prac fizycznych, związanych z procesami relokacji zbiorów (luty br.)
Spotkanie i wizja lokalna w magazynach odległych, określenie punktów wrażliwych, sporządzenie instrukcji BHP dla pracowników
V. Przygotowanie strony internetowej i strategii komunikacyjnej (luty-marzec br.)
Budowa podstrony “Modernizacja” oraz przygotowanie grafik do wykorzystania w postach i plakatach informujących o inwestycji
VI. Selekcja i melioracja zbiorów w magazynie dubletów (luty–czerwiec br.)
Prace prowadzone przez Oddział Gromadzenia, polegające na przeglądzie, selekcji i melioracji zbiorów zgromadzonych w magazynie dubletów do celów optymalizacji przestrzeni i przygotowania jej do dalszego etapu relokacji
VII. Przeniesienie księgozbioru z magazynu "zerówek" do magazynu pod ekonomią (styczeń–luty br.)
Zorganizowanie i realizacja transportu części księgozbioru z przestrzeni "zerówek" do nowego magazynu pod biblioteką ekonomii (zabezpieczenie księgozbioru i logistyka przewozu)
VIII. Przejęcie administracyjne magazynu odległego przy ul. Okrężnej 17 i Wileńskiej (luty– br.)
Przejęcie odpowiedzialności za budynek, gospodarka kluczami, sprzątanie, dostarczenie sprzętów i artykułów podstawowych, organizacja napraw, utworzenie pokoju socjalnego, zorganizowanie grafików portierni, przygotowanie frontu robót do przyjęcia zbiorów
IX. Demontaż regałów i ich transport do magazynu zewnętrznego (luty br.)
Demontaż stalowych regałów oraz ich zabezpieczenie i przewiezienie do magazynu zewnętrznego oraz montaż przy ul. Okrężnej (współpraca techniczna i koordynacyjna)
X. Konserwatorski przegląd dokumentów i selekcja pod kątem spełniania wymogów do przewiezienia (marzec-czerwiec br.)
Przygotowanie oceny konserwatorskiej dokumentów (czasopisma), które mogą opuścić magazyn biblioteki; prace konserwatorskie nad czasopismami oraz przygotowania teczek przez introligatorów
XI. Główna relokacja księgozbioru (marzec–czerwiec oraz wrzesień–październik br.)
Utworzenie zespołu odpowiedzialnego za przewożenie zbiorów z magazynu "zerówek", a następnie z magazynu książek na parterze. Czynności logistyczne i fizyczne, zaangażowanie pracowników BU do relokacji oraz bieżąca koordynacja
XII. Pakowanie i przewożenie dokumentacji Archiwum Emigracji (marzec–czerwiec br.)
Relokacja dokumentacji Archiwum Emigracji do pomieszczeń magazynowych na Wydziale Prawa i Administracji w sposób zapewniający jej bezpieczeństwo oraz zgodność z wymaganiami ochrony zbiorów specjalnych
XIII. Przeniesienie czasopism z magazynu na parterze – przygotowanie przestrzeni pod UCJO (wrzesień–październik br.)
Działania Oddziału Czasopism w zakresie zabezpieczenia i relokacji czasopism oraz organizacji nowej przestrzeni użytkowej
XIV. Montaż regałów w magazynie pod ekonomią i ustawienie księgozbioru (październik–grudzień br.)
Prace techniczne i biblioteczne związane z instalacją regałów, rozplanowaniem przestrzeni magazynowej oraz fizycznym ustawieniem księgozbioru
XV. Reorganizacja przestrzeni Wolnego Dostępu oraz czytelni (listopad-grudzień br.)
Prace związane z przygotowaniem przestrzeni II piętra do termomodernizacji. Reorganizacja ustawienia kolekcji Wolnego Dostępu oraz zagospodarowanie przestrzeni obecnej Czytelni Głównej. Melioracja kolekcji oraz przeniesienie tzw. czytelni profesorskiej, demontaż i montaż regałów
XVI. Reorganizacja przestrzeni Czytelni Pomorzoznawczej (listopad-grudzień br.)
Prace związane z przygotowaniem przestrzeni II piętra do termomodernizacji. Reorganizacja ustawienia kolekcji pomorzoznawczej, przyjęcie części księgozbioru po Bibliotece Humanistycznej. Udział w pracach likwidacyjnych tzw. czytelni profesorskiej, demontaż i montaż regałów
XVII. Przygotowanie przestrzeni III piętra oraz zabezpieczenie i przeniesienie magazynów zbiorów specjalnych (grudzień 2025-styczeń 2026)
Prace związane z przygotowaniem III piętra do termomodernizacji i zmiany aranżacyjnej pomieszczeń. Zabezpieczenie zbiorów specjalnych oraz przemieszczanie ich w ramach przestrzeni III piętra i magazynów bibliotecznych
XVIII. Przeniesienie Oddziału Digitalizacji (październik br.)
Zmiana lokalizacji Oddziału Digitalizacji w sposób zapewniający ciągłość pracy i odpowiednie warunki techniczne dla sprzętu
XIX. Zabezpieczenie magazynu zbiorów specjalnych (czas trwania prac remontowych)
Zorganizowanie i prowadzenie dyżurów pracowników w magazynach zbiorów specjalnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa zasobów podczas prac remontowych
XX. Przygotowanie pomieszczeń biurowych (od grudnia br.)
Adaptacja przestrzeni biurowych do nowych warunków lokalowych, zgodnie z harmonogramem inwestycji i sektorowością prac uzgodnioną z wykonawców inwestycji, przemieszczanie sprzętów
Prace Ciągłe: Prace logistyczne związane z przeprowadzką
Systematyczne działania logistyczne prowadzone równolegle z innymi etapami: organizacja transportu, pakowanie, zarządzanie zasobami i komunikacja między zespołami, gospodarka regałami (demontaż, pakowanie, przewóz, montaż), proces transportu paletowego jako działania fizyczne, gospodarka zakupowa, pozyskiwanie osób do pomocy, gospodarka czasem, wykorzystywanie międzyczasów, płynne bieżące reagowanie na fiaska i zmiany, zarządzanie ryzykiem