Lista kontrolna DMP

1. Opis danych, gromadzenie danych lub wykorzystanie istniejących

1.1. Sposób gromadzenia danych lub pozyskiwania istniejących

• Jak będą zbierane nowe dane? Jaka metodologia lub oprogramowanie zostaną zastosowane do wytworzenia lub zebrania nowych danych?
• Czy uzyskano zgody konieczne do przeprowadzenia badań i pozyskiwania danych, zgody na przetwarzanie danych? Dotyczy to zarówno konieczności pozyskania zgód osób biorących udział w badaniach instytucji użyczających dane wcześniej wytworzone (np. innej uczelni) jak i np. instytucji, na terenie której badania będą prowadzone (np. parku narodowego).
• Czy dane już istnieją? Należy uzasadnić potrzebę tworzenia nowych danych (badacz powinien mieć świadomość jakie dane dotyczące przedmiotu badań są już dostępne i uzasadnić dlaczego nie można użyć istniejących danych)
• Należy wykazać pochodzenie danych, w przypadku danych pozyskanych z innej jednostki naukowej (innej uczelni czy instytutu) załączyć umowę o współpracy badawczej oraz opisać w jaki sposób zostanie zabezpieczone przesyłanie danych.
• Dziennik prac badawczych (notatnik badacza) jeżeli będzie prowadzony można także później upowszechnić, aby pokazać proces pracy i metody

1.2. Jakie dane zostaną zgromadzone lub wytworzone?

• Rodzaje (np. tekstowe, numeryczne, wizualne, dźwiękowe) i formaty danych (plików), dlaczego właśnie te formaty? 
• Ile szacunkowo dane zajmują miejsca - np. 20 GB (można to później zmienić)
• Ewentualna konwersja do innych formatów, preferowane są otwarte formaty, bezpłatne  i powszechnie dostępne, niezależne od oprogramowania lub platformy (np. csv lub txt) 

2. Dokumentacja i jakość danych

2.1. Metadane i dokumentacja (jaka metodologia)

•   W jaki sposób opiszemy dane, aby inni mogli z nich korzystać?
  • metadane wybrane do opisu - autor, tytuł, licencja - lub szerzej, np. uwzględniając także tytuł projektu?
  • wybrany standard metadanych
  • przyjęte zestawienie plików / nazwy plików / folderów 
  • Kontrola wersji
• Należy zadbać o bliskość metadanych z danymi
• Dobrze jest pamiętać o zasadzie "planowania do przodu"
• Do każdego projektu należy dołączyć dokumentację zawierająca informacje o procesie badawczym, metodologii oraz notację dla ustrukturyzowanych plików i folderów
• Zalecana jest intuicyjna struktura oraz stała konwencja nazewnictwa plików i folderów (dobrze jest nazywać pliki i foldery w j. angielskim)
• Pliki Readme.txt zawierające np. informacje o zawartości, pochodzeniu, oprogramowaniu, metodach badawczych, licencji, autorze (z ORCID)  
• Książki kodów

2.2. Środki kontroli jakości danych 

• Kontrola jakości - jak będziemy kontrolować gromadzenie danych?
  • jaka metodologia? np. kalibracja urządzeń, wzajemna ocena, ponowne pomiary, etc.
  • w jaki sposób będziemy kontrolować jakość? np. ponowna kontrola danych po czasie

3. Przechowywanie danych i tworzenie kopii zapasowej podczas badań

3.1. Przechowywanie i tworzenie kopii zapasowych danych

• Gdzie dane będa przechowywane i zabezpieczone? Jak bedą przechowywane wyniki?
• Tworzenie kopii (jak? kto? jak często?) w kilku miejscach / lokalizacjach - zasada 3-2-1
• Przechowywanie danych na serwerach uczelni (np. w chmurze za pomocą https://box.pionier.net.pl/ wraz z klientem https://www.seafile.com/ - instrukcja)
• Nie powinno się wyłącznie przechowywać danych na komputerach przenośnych lub urządzeniach typu Pendrive
• Czy będzie potrzeba digitalizacji? (np. zeszyt z danymi powinien zostać sfotografowany)
• Jaki będzie okres ich przechowywania?

3.2. Bezpieczeństwo danych oraz ochrona danych wrażliwych

• Jak dane zostaną odzyskane w przypadku awarii?
• Kto będzie posiadał dostep do danych? Jak będzie kontrolowany dostep?
• Jakie zostanie zastosowane oprogramowanie? (np. lab notebook)
• Jak zostaną zabezpieczone pliki zawierające dane wrażliwe, poufne?
• Jakie są niebezpieczeństwa oraz w jaki sposób zarządzać ryzykiem? (ABC bezpieczeństwa)
• Jakie są polityki ochrony danych wrażliwych? 
• Dane powinny być chronione zarówno w stanie tzw. spoczynku, jak i równie podczas przesyłania między członkami zespołu badawczego.
• Wszelkie pliki lub foldery zawierające dane poufne muszą być szyfrowane.
• Czy pliki i dyski zawierające dane osobowe będą szyfrowane, np. przed przesłaniem?
• Czy instytucja posiada wewnętrzne regulacje podstępowania z plikami zawierającymi dane wrażliwe?
• Badania prowadzone z udziałem ludzi:
  • Czy projekt zyskał pozytywną opinie komisji bioetycznej?
  • Czy przewidziano  pozyskiwanie świadomej zgody na udział w badaniu?
  • Czy dokument pozyskania zgody osoby uczestniczącej w badaniu zawiera zapis o archiwizowaniu danych badawczych i osobowych przez czas objęty wymaganiami fundatora badań lub np. wskazujący na długoterminowe przechowywanie zaanonimizowanych danych?
  • Czy uzyskano zgodę na dalsze użycie materiału biologicznego, np. w kolejnych badaniach?
  • Czy przygotowano procedury anonimizacji i pseudonimizacji, szyfrowania oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych?
  • Czy przewidziano pozyskanie zgody na użycie danych po anonimizacji i przetworzeniu?
  • Czy zostały przygotowane procedury ochrony systemu komputerowego zapobiegające nieautoryzowanemu dostępowi do danych osobowych?
  • Czy zostały wyznaczone osoby uprawnione do korzystania z danych osobowych?
  • Możliwe jest pozyskiwanie zgody tzw. szerokiej na przyszłe użycie.

4. Wymogi prawne i kodeksy postępowania 

4.1. Sposób zapewnienia zgodności z przepisami dotyczącymi danych osobowych i bezpieczeństwa danych w przypadku przetwarzania danych osobowych

• Czy będą gromadzone dane osobowe? (jeśli nie, to piszemy: W badaniach dane osobowe nie będą gromadzone).
• Jeśli w badaniach przewidziano dane osobowe należy pamiętać o ich anonimizacji, pseudonimizacji.
• Czy posiadamy zgody na zarządzanie danymi?
• Czy dane wymagają zaszyfrowania? Jakie będą procedury i zapezpieczenia? (np. komputer nie podłączony do internetu) 
• Jak będą chronione dane wrażliwe? (zalecana jest konsultacja z Inspektorem RODO w UMK)
• Kto będzie miał dostęp do danych osobowych / wrażliwych?

4.2. Sposób zarządzania innymi kwestiami prawnymi, np. prawami własności intelektualnej lub własnością. Obowiązujące przepisy

• Kto będzie kontrolował dostęp do danych?
• Czy dane będą udostępniane?
  • Jeśli tak, to na jakich zasadach będą udostępniane dane pod względem prawnym? - na jakich licencjach?
  • Licencje CC
• Należy wskazać właściciela/właścicieli praw (zalecane jest uzgodnienie kwestii prawnych  z wszystkich członkami zespołu badawczego czy projektowego przed podjęciem prac badawczych)
• Czy przewidziania jest komercjalizacja? (konsultacja z Rzecznikiem Patentowym UMK)
• Czy istnieją wewnętrzne regulaminy np. dotyczące własności intelektualnej?
  • np. Regulamin ochrony, nabywania i korzystania z dóbr intelektualnych i projektów racjonalizatorskich (Roz. 8)
• Czy istnieją jakieś ograniczenia w kwestii wykorzystania danych pochodzących od innych osób lub instytucji?

4.3. Jakie problemy etyczne mogą występować i jakie zapisy kodeksów postępowania będą brane pod uwagę?

• Należy sprawdzić dostępne regulaminy na UMK? 
• Czy istnieją jakieś problemy etyczne, które mogą mieć wpływ na zarządzanie danymi?
• Należy rozważyć długoterminowe konsekwencje
• Należy przestrzegać kodeksów etycznych, czy wymagana jest ocena etyczna?

5. Udostępnianie i długoterminowe przechowywanie danych

5.1. Sposób i termin udostępnienia danych. Ewentualne ograniczenia w udostępnianiu danych lub przyczyny embarga 

• "Dane powinny być otwarte, jak to tylko możliwe i na tyle zamknięte, na ile to jest konieczne"
• Jak dane zostaną udostepnione i jak będą wyszukiwane (np. w repozytorium)?
• Przez jaki czas dane będą zachowane (np. długoterminowo w repozytorium)?
• Kiedy dane zostaną udostępnione?
• Jaki jest plan ochrony danych? Czy dostęp będzie ograniczony? Czy istnieją jakieś obostrzenia?
• Kto będzie mógł korzystac z danych? Czy bądą jakieś ograniczenia w dostępie do danych? Jak można zmniejszyć te ograniczenia? 

5.2. Sposób wyboru danych przeznaczonych do przechowania oraz miejsce długotrwałego przechowywania danych 

• Jakie dane zostaną zachowane, a jakie zniszczone?
• Nie trzeba udostępniać wszystkiego - jednak trzeba uzasadnić, na jakiej podstawie dokonano selekcji danych do udostępniania
• Należy opisać dane wybrane do długoterminowego zachowania
• Jakie będzie prawdopodobne zastosowanie danych? Jak użyteczne będą dane? 
• W jakim repozytorium zostaną upowszechnione? (np. RepOD lub Zenodo lub inne)

5.3. Metody lub narzędzia programowe umożliwiające dostęp do danych i korzystanie z danych 

• Jakie narzędzia (zalecane oprogramowanie open source) są wymagane aby uzyskać dostęp i ponownie wykorzystać dane?
• Czy spełnione będą zasady FAIR (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable, czyli czy dane będą do znalezienia, dostępne, interoperacyjne i wielokrotnego użytku)?

5.4. Sposób zapewniający stosowanie unikalnego i trwałego identyfikatora (np. cyfrowego identyfikatora obiektu (DOI)) dla każdego zestawu danych

• Czy dane będą trwale identyfikowane?
• Czy dane będą posiadały DOI? (np. RepOD rejestruje DOI w DataCite)

6. Zadania związane z zarządzaniem danymi badawczymi 

6.1. Osoba (np. funkcja, stanowisko i instytucja) odpowiedzialna za zarządzanie danymi (np. data steward)

• Kto będzie odpowiadał za zarządzanie danymi, tworzenie kopii bezpieczeństwa, udostępniania danych, etc.?
• Jaką rolę pełni zarządca danych (Data steward) - jakie stanowisko? Kim będzie?
• Data steward - docelowo zajmuje się zarządzaniem danymi w dłuższym okresie (można te osobę opłacić, np. przewidując wynagrodzenie w kosztorysie grantu)
• Zarządca danych powinien być członkiem zespołu badawczego, rozumieć proces wytwarzania danych, na bieżąco dbać o jakość gromadzonych danych badawczych  
• Kto będzie odpowiedzialny za wdrożenie i aktualizację DMP? (DMP powinien być systematycznie uaktualniany - należy to zaplanować)

6.2. Środki (np. finansowe i czasowe) przeznaczone do zarządzania danymi i zapewnienia możliwości odnalezienia, dostępu, interoperacyjności i ponownego wykorzystania danych 

• Jakie zasoby zostaną przeznaczone na te cele? (zarządzanie danymi i zagwarantowanie FAIR)
• Jakie koszty związane będą z zabezpieczeniem FAIR? 
• Należy uwzględnić koszty przechowywania i przygotowania danych, urządzeń, czasu i ludzi (w jaki sposób zostaną opłacone)?
• Jakie dodatkowe koszty będą poniesione ze względu na przygotowanie danych do udostępnienia?